Combien de processus faut-il décrire ?

Commencez par ceux qui font rentrer l'argent, qui livrent le client et qui tournent chaque semaine. Les autres viennent ensuite, quand le premier tour est relu.

Faut-il faire décrire les processus par l'IA à partir des documents ?

Les documents donnent la forme, pas la réalité. Une procédure écrite peut différer de ce que font les équipes. L'IA aide à rédiger, la personne qui fait le travail valide.

Quelle différence entre un processus et une procédure ?

Le processus décrit l'enchaînement : quoi, qui, quand, avec quoi. La procédure décrit les gestes précis d'une étape. La fiche de cette page reste au niveau du processus.

Décrire les processus d'une entreprise reprise : fiche

Un processus est une suite d'étapes qui produit un résultat pour un client : traiter une commande, établir un devis, facturer, relancer, recruter, livrer. Décrire les processus d'une entreprise à reprendre permet de voir ce qui tient à une personne et ce qui tient à l'organisation. C'est une base pour former le repreneur, pour choisir ce qu'on garde et pour repérer les points fragiles.

Par quoi commencer

Trois critères pour choisir les premiers processus à décrire :

Ce qui fait rentrer de l'argent : vente, facturation, encaissement.
Ce qui touche directement le client : livraison, réclamation, suivi.
Ce qui revient chaque semaine et que personne ne veut reprendre.

Le modèle de fiche

Champ	Ce qu'il faut écrire
Nom du processus	Un verbe et un objet : « traiter une commande »
Déclencheur	Ce qui le lance : un appel, un mail, une date
Étapes	Dans l'ordre, une ligne par étape
Personne responsable	La fonction, pas le nom, dans l'outil d'IA
Outils utilisés	Logiciel, classeur, papier
Résultat attendu	Ce que le client reçoit ou ce qui est enregistré
Points de blocage	Les cas où l'étape s'arrête ou prend plus de temps
Relu par	La personne qui fait le travail, avec la date

Méthode en cinq étapes

Observer une fois le processus réalisé, ou le demander au cédant et aux équipes.
Noter les étapes en langage simple, avec les mots que l'équipe utilise.
Faire rédiger la fiche par l'outil à partir de ces notes, sans nom de client ni de salarié.
Faire relire la fiche par la personne qui fait le travail. Elle corrige ce que la fiche oublie.
Tester la fiche sur un cas réel, avec le repreneur présent.

Ce que l'IA aide à faire

Mettre les notes en forme dans le modèle de fiche.
Repérer les étapes qui apparaissent dans plusieurs processus, comme la saisie d'un même client.
Signaler les étapes sans responsable ou sans résultat écrit.
Comparer deux versions d'une fiche, avant et après une relecture.

Ce que l'IA ne fait pas

Elle ne sait pas ce qui se fait réellement : une fiche ne vaut que si elle est confirmée sur le terrain.
Elle ne choisit pas l'organisation cible. Garder, modifier ou arrêter un processus est une décision du repreneur.
Elle ne traite pas les données personnelles de l'équipe. Les noms restent remplacés par des fonctions.

Liste de vérification

Chaque processus a une fiche, un responsable par fonction et un résultat attendu.
Les étapes ont été confirmées par une personne qui fait le travail.
Les processus qui touchent les clients sont listés en premier.
Les points de blocage sont notés, avec le cas réel qui les a fait apparaître.
Aucun nom de client ou de salarié n'a été saisi dans l'outil.

Lien avec le reste de la reprise

Les processus donnent la matière des contrats : une livraison suppose un contrat, un fournisseur, une garantie. La page sur les contrats clients et fournisseurs reprend cette suite. Le savoir qui manque aux fiches se capte dans les entretiens avec le cédant. Les outils utilisés pour chaque processus sont à relever dans la page sur l'inventaire des outils.

Une fiche de processus est un point de départ. Elle se met à jour dès que l'équipe change une étape, et la date de mise à jour figure en tête.