Faut-il remplacer les outils du cédant dès la reprise ?

Non, en général. Un changement d'outil pendant la transition ajoute une source d'erreur. Gardez ce qui fonctionne, notez ce qui pose problème, et décidez après quelques mois de fonctionnement observé.

Comment savoir qui a accès à quoi ?

En relevant, pour chaque outil, la liste des comptes, des administrateurs et des personnes qui ont un accès. Le cédant et le prestataire informatique doivent la confirmer.

Peut-on envoyer les données d'un logiciel à un assistant d'IA ?

Pas les données personnelles. Un export de clients ou de salariés reste dans l'outil de l'entreprise. Pour un assistant, préférez des exemples anonymisés ou des structures de fichiers vides.

Inventaire des logiciels d'une entreprise reprise

Chaque entreprise accumule des outils : un logiciel de facturation, un tableur que personne n'ose toucher, une messagerie, un site, un compte bancaire en ligne, une application de planning. Une reprise met ces outils à l'épreuve. L'inventaire permet de savoir ce qui existe, qui l'utilise, où sont les données et ce qu'il coûte. Il se fait avant toute décision de remplacement.

Ce qu'il faut relever pour chaque outil

Champ	Ce qu'il faut noter
Nom et fonction	Ce que fait l'outil dans l'entreprise
Personnes qui l'utilisent	Les fonctions, pas les noms, dans un outil d'IA
Données stockées	Clients, produits, factures, plannings
Propriétaire du compte	Le cédant, un salarié, un prestataire
Contrat et échéance	Date de fin, renouvellement, résiliation
Sauvegarde	Qui la fait, à quelle fréquence, où
Sortie possible	Format d'export des données

Méthode en cinq étapes

Demander la liste des outils au cédant, puis aux équipes, à partir de leur travail quotidien.
Vérifier les comptes : qui est administrateur, qui peut ajouter ou retirer un accès.
Relever les contrats et leur date de fin dans la page de chaque éditeur ou prestataire.
Classer chaque outil : à garder, à surveiller, à remplacer plus tard.
Faire valider par le repreneur et le prestataire informatique, avec la date.

Garder, surveiller, remplacer

À garder pendant la transition : les outils qui portent la facturation, le suivi des clients et l'organisation des équipes, sans changement avant la fin de la période.
À surveiller : les outils mal documentés, dont un seul salarié connaît le fonctionnement.
À remplacer plus tard : les outils dont le contrat arrive à échéance, ou qui ne répondent plus au besoin, après un essai en parallèle.

Ce que l'IA aide à faire

Mettre en forme l'inventaire à partir des notes des équipes.
Repérer les doublons : deux outils pour la même tâche, deux fichiers pour le même client.
Lister les questions à poser à chaque éditeur : export, durée du contrat, accès.

Ce qu'elle ne fait pas

Elle ne connaît pas les accès réels : ils se vérifient dans chaque outil.
Elle ne résilie aucun contrat et ne juge pas un prestataire.
Elle ne décide pas d'une migration. Une migration de données se prépare avec le prestataire et doit être testée.

Liste de vérification

Chaque outil a un propriétaire de compte connu.
Les dates de fin de contrat sont notées.
Les sauvegardes ont été vérifiées, pas seulement annoncées.
Les exports de données ont été testés une fois.
Aucun export contenant des données personnelles n'a été envoyé à un assistant grand public.

Questions à poser au cédant

Posez les mêmes questions pour chaque outil, puis comparez les réponses avec celles des équipes.

Qui a installé cet outil, et qui sait le faire fonctionner ?
Quels comptes ont les droits d'administrateur ?
Que se passe-t-il si l'outil tombe en panne un jour de forte activité ?
Existe-t-il un fichier que seule une personne sait ouvrir ?

Dans une entreprise fictive, le tableur des commandes n'est ouvert que par son responsable : l'inventaire le classe donc à surveiller.

Erreurs fréquentes :

Oublier les tableurs, qui sont souvent des outils à part entière.
Considérer une sauvegarde comme acquise parce qu'on l'a annoncée.

Liens utiles

L'inventaire se fait avec la cartographie des processus, qui montre où chaque outil intervient. Les données de clients relevées dans les outils sont traitées dans la page RGPD. Le plan des premiers mois, qui fixe le moment de toucher aux outils, est dans la page sur les premiers mois.

Un outil qu'on remplace sans l'avoir inventorié fait perdre une donnée qu'on ne retrouve pas.