Comment obtenir du cédant qu'il explique son métier ?

En lui posant des questions sur des cas réels de la dernière année : une commande difficile, un fournisseur qui a déçu, un client exigeant. Les réponses concrètes valent plus que les procédures générales.

Peut-on enregistrer les entretiens pour que l'IA les transcrive ?

Seulement avec l'accord de la personne interrogée, obtenu avant l'enregistrement. Un enregistrement contient des données personnelles. Vérifiez les règles sur la source officielle de la CNIL avant de l'utiliser.

Que faire quand le cédant ne sait pas écrire ses procédures ?

Enregistrer une démonstration faite par le cédant lui-même, ou noter ses gestes pendant une journée de travail. Le texte est ensuite rédigé avec lui et relu par ceux qui font le travail.

Transmettre le savoir du cédant : méthode avec l'IA

Le savoir d'une entreprise tient souvent dans une seule personne : le cédant. Il sait quel fournisseur répond vite, quel client ne règle qu'après relance, quel réglage de machine évite une panne. Ce savoir ne figure dans aucun document, et il part avec lui. L'IA peut aider à le capter et à le mettre en forme. Elle ne peut pas le deviner.

Trois sources de savoir

Les entretiens. Une série de rencontres courtes, sur des thèmes précis, avec des questions ouvertes.
Les procédures écrites. Les gestes, les décisions et les étapes que le cédant fait sans y penser.
Les comptes rendus. Les réunions d'équipe, les échanges avec les clients, les décisions prises pendant la période de transition.

Méthode en six étapes

Choisir les thèmes : clients, fournisseurs, équipe, production, outils, litiges passés.
Préparer une grille de questions par thème, avec des cas réels : « la dernière fois que cela s'est mal passé, que s'est-il passé ? ».
Mener les entretiens avec un temps de réponse suffisant, sans enregistrer sans accord.
Rédiger les notes à la main ou avec l'outil, en séparant les faits, les avis et les règles informelles.
Faire relire les notes par le cédant, qui corrige et complète. C'est la seule version qui compte.
Faire tester la procédure par la personne qui la reprendra, sur un cas réel.

Modèle de fiche de savoir

Champ	Contenu attendu
Sujet	Un processus, un client, un fournisseur ou une décision
Qui le sait	La personne qui le connaît le mieux, et qui d'autre
Règle écrite	Ce qui figure dans un document
Règle informelle	Ce qui se fait sans être écrit, et pourquoi
Cas d'exception	Le dernier cas où la règle n'a pas marché
Relu par	Le cédant, la date

Ce que l'IA aide à faire

Mettre en forme des notes d'entretien, sans changer le sens des phrases.
Regrouper les notes par thème, pour voir les sujets revenus plusieurs fois.
Repérer les contradictions entre deux entretiens sur un même point.
Préparer les questions suivantes à partir des réponses déjà données.

Ce que l'IA ne fait pas

Elle ne sait pas ce que le cédant n'a pas dit. Une absence de réponse doit être relancée par une personne.
Elle peut lisser une nuance. Une règle informelle qui dit « sauf si le client est pressé » perd son sens si on la résume trop.
Elle ne choisit pas qui doit savoir quoi, ni comment former l'équipe.

Liste de vérification

Chaque fiche a un cédant identifié et une date de relecture.
Les notes d'entretien ne contiennent pas de données personnelles de clients ou de salariés inutiles.
Un enregistrement n'a été fait qu'avec l'accord de la personne.
Les règles informelles sont séparées des règles écrites.
Au moins un cas réel par procédure a été repris avec la personne qui va la reprendre.

Le temps du cédant

Le savoir se capte pendant une période où le cédant est encore là. Prévoyez des entretiens réguliers, plutôt qu'une seule journée. La page sur les premiers mois reprend ces entretiens dans le plan. Le savoir qui concerne des processus précis se range ensuite dans la cartographie des processus, et les questions sur les outils utilisés sont dans la page sur l'inventaire des outils.

Une dernière règle : le savoir transmis reste une description faite par une personne. Il se vérifie sur le terrain, pendant la reprise, et se corrige quand la réalité diffère.